Ohjekeskus

Ei. Jokainen asiakas saa oman portaalilinkkinsä, jolla hän näkee ajat, hyväksyy tarjoukset, maksaa laskut ja viestii sinulle — ilman kirjautumista.

Kyllä. Rekisteröityessä on 25 valmista toimialamäärittelyä — putkityöt, sähkö, LVI, katot, viherrakentaminen, tuholaistorjunta, lukkotyöt, siivous, uima-altaiden huolto ja muita — ja kukin niistä asettaa työn sanaston, oletuspalvelut, omat kentät ja työvaiheet. Jos omaa alaasi ei ole listalla, valitse lähin: kaiken minkä määrittely asettaa voi muuttaa jälkeenpäin, joten se on lähtökohta eikä lokero johon jäät.

Kyllä. Työvaiheita muokataan Asetuksissa — nimeä ne uudelleen, järjestä ne, vaihda niiden värit ja valitse, mitkä vaativat kuvan ennen kuin työ voi edetä. Myös palvelusi, omat kenttäsi ja sanastosi ovat muokattavissa. Mikään rekisteröinnissä valittu ei ole pysyvää.

On, Androidille, ilmaiseksi jokaisen tilin mukana — ja verkkosovellus toimii hyvin myös puhelimen selaimessa. Sovellus kannattaa asentaa jokaiselle, joka työskentelee kuuluvuusalueen ulkopuolella: kello, kuvat, allekirjoitukset, tarkistuslistat ja turvallisuuslomakkeet jatkavat toimintaansa ilman yhteyttä ja lähettävät itsensä, kun olet taas kentän piirissä. Lataa se täältä, tai lue The Android App & Offline Work.

Ei vielä. iPhonen käyttäjien kannattaa käyttää verkkosovellusta Safarissa, joka kattaa kaiken paitsi työskentelyn ilman verkkoa ja taustasijainnin. Juuri niitä kahta varten sovellusta tarvitaan, ja siksi Android tuli ensin.

Roolit määritellään kokonaan yrityskohtaisesti, kyseessä ei ole kiinteä lista. Jokainen yritys aloittaa muokattavilla Esimies-, Toimisto- ja Asentaja-rooleilla (sekä kiinteällä Omistaja-roolilla), ja säädät tarkalleen mitkä 43 käyttöoikeudesta kullakin roolilla on kohdasta Tiimi → Roolit.

Kyllä — työn jakokenttä on monivalintainen. Jos jako aiheuttaa jollekulle päällekkäisyyden, näet varoituksen, mutta työ tallentuu silti; se on huomautus eikä este.

Ei. Kaikkien vaiheiden painikkeet ovat aina käytettävissä työllä, joten voit hypätä mihin tahansa vaiheeseen milloin tahansa — kätevää kun jokin pitää perua, kuten vahingossa valmiiksi merkityn työn avaaminen uudelleen.

Työn asettaminen toistuvaksi (viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain, enintään 52 kertaa) luo heti kaikki kerrat erillisinä töinä, jotka kuuluvat samaan sarjaan. Muokkaaminen tai poistaminen koskee vain sitä kertaa, jota katsot — koko sarjan joukkomuokkausta ei vielä ole.

Se käy läpi seuraavat 30 päivää yrityksesi työaikoja, pyhiä ja jo olemassa olevia töitä vasten ja ehdottaa seuraavaa vapaata aukkoa, kun olet luomassa työtä.

Päivä jakaa yhden vuorokauden kellonaikoihin, Viikko (oletusnäkymä) ja Kuukausi ovat ruudukkoja, joissa aikoja siirretään vetämällä, ja Tiimi näyttää jokaisen asentajan viikon rinnakkain (vain esimiehille ja omistajille). Katso Scheduling & Dispatch.

Ei — työn vetäminen toiselle päivälle Viikko- tai Kuukausinäkymässä muuttaa vain päivämäärän. Kellonaika ja kesto säilyvät aina; muokkaa työtä suoraan, jos haluat muuttaa niitä.

Asentaja voi kytkeä sen päälle työn sivulta, kun työ on vaiheessa Matkalla tai Kohteessa. Se on vapaaehtoinen ja sidottu juuri siihen työhön — kyse ei ole jatkuvasti päällä olevasta seurannasta — ja se päättyy, kun hän sammuttaa sen tai työ poistuu näistä vaiheista.

Työhön sisään tai ulos kirjautuminen tallentaa koordinaattisi sillä hetkellä, jos selain antaa luvan sijaintiin. Kerrallaan sallitaan vain yksi avoin kirjaus henkilöä kohti.

Jaa varauslinkkisi (löytyy kohdasta Asetukset → Yleiset) missä haluat — sivustollasi, sähköpostin allekirjoituksessa, sosiaalisessa mediassa. Pyynnöt tarkistetaan vain asettamaasi varausaikaa vasten, ei olemassa olevaa aikatauluasi vasten, joten käsittele niitä vahvistettavina pyyntöinä eikä vahvistettuina varauksina.

Katsoa tulevat ja menneet ajat, katsoa ja hyväksyä tai maksaa tarjoukset ja laskut, viestiä yrityksellesi, jättää tähtiarvion ja arvostelun sekä varata uuden ajan. Pääsyä ohjaa kokonaan linkin sisällä oleva yksilöllinen tunniste.

Hänen kohteensa ja tarjouksensa poistetaan, mutta asiakastietue arkistoidaan (ei tuhota), jotta vanhat työt ja laskut näkyvät edelleen oikein. Arkistoidut asiakkaat piilotetaan listoilta ja valikoista.

Kyllä, rajattomasti — kätevää vuokranantajille, isännöitsijöille ja kaikille asiakkaille, joilla on useita toimipisteitä. Valitset työtä luodessasi, mihin kohteeseen se liittyy.

Kun tarjous on lähetetty, sillä on oma julkinen hyväksymislinkkinsä (ei kirjautumista), jossa asiakas voi käydä sen läpi ja allekirjoittaa hyväksyäkseen, tai kieltäytyä.

Kyllä — hyväksynnän jälkeen toiminto ”Muunna työksi” luo uuden työn, jolle tarjouksen rivit siirtyvät. Tämän voi tehdä kerran tarjousta kohti.

Liitä oma Stripe-tilisi kohdassa Asetukset → Oma tilaukseni. Liittämisen jälkeen asiakkaat näkevät laskullaan ”Maksa nyt” -painikkeen, joka maksaa suoraan Stripe-tilillesi — me emme ole koskaan osapuolena siinä maksussa. Katso Estimates & Invoicing.

Kyllä — kirjaa käsin tehty maksu minkä tahansa laskun saldoa vastaan sen omalta sivulta.

Eivät automaattisesti tällä hetkellä. Laskuilla on tila ”Erääntynyt” ja Asetuksissa on maksuaikaa koskeva valinta, mutta tällä hetkellä mikään ei aseta laskulle eräpäivää eikä siirrä sitä erääntyneeksi itsestään — muistuta erääntyneistä toistaiseksi käsin.

Kyllä — CSV:nä tai valmiiksi muotoiltuna Xeron tai QuickBooksin joukkotuontia varten, laskuluettelosta.

Free ja Solo sallivat yhden, Team enintään viisi, Growth on rajaton. Vaihda pakettia milloin tahansa kohdasta Asetukset → Oma tilaukseni.

Kyllä — jokainen rooli Omistajaa lukuun ottamatta on täysin muokattavissa. Säädä, mitkä 43 käytettävissä olevasta käyttöoikeudesta roolilla on, kohdasta Tiimi → Roolit.

Ei erillistä sovellusta eikä osoitetta — asentajat käyttävät samaa työpöytää, mutta näkevät lisäosioita (tämän päivän työnsä, oman viikkonsa) ja pikatoimintoja, joita omistajilla ja esimiehillä ei ole.

Kuka tahansa voi pyytää vapaata Tiimi-sivulta. Esimiehet saavat ilmoituksen ja näkevät pyynnön Tiimi-sivulla sekä poissaololohkoina aikataulun Tiimi-näkymässä.

Tuotteilla on yksikköhinta (se mitä laskutat); materiaaleilla on yksikkökustannus ja mittayksikkö (se mitä maksat, esimerkiksi laatikolta tai metriltä). Molemmilla on varastosaldo ja tilauspiste.

Vasta kun se on merkitty Vastaanotetuksi — ostotilauksen luominen tai lähettäminen ei itsessään muuta varastosaldoja.

Ei vielä automaattisesti — vähissä oleva näkyy merkintänä ja suodattimena materiaaliluettelossa (kun saldo saavuttaa tilauspisteen), mutta siitä ei lähde ilmoitusta.

Sen auton varastosta, joka on kirjaajalle osoitettu, jos hänellä sellainen on; muuten oletusvarastostasi. Vähennys ja käyttömerkintä kirjoitetaan yhdessä, joten osaa ei voi merkitä käytetyksi ilman että se vähenee jostain.

Kyllä, tarkoituksella. Vähennyksen estäminen tarkoittaisi, ettei osan käyttänyt asentaja voi kirjata käyttäneensä sitä, ja väärä työn kirjaus on pahempi kuin näkyvästi väärä varastosaldo. Pidä miinusta kehotuksena tehdä inventaario.

Vain se, että toinen liikkuu. Molemmilla on omat saldonsa, ja tavaran siirto niiden välillä on siirto eikä oikaisu, joten kokonaismäärä ei koskaan muutu vahingossa.

Kyllä — nimikkeellä voi olla viivakoodi, ja voit lukea sen puhelimen kameralla löytääksesi nimikkeen sen sijaan että näppäilisit koodin. Hyödyllisintä inventaariossa tai ostotilausta vastaanotettaessa.

Ne kaksi asiaa, jotka vaativat päätöksen: jokainen avoin työ ilman tekijää, ja tämän päivän työt, joiden aloitusaika on mennyt eikä kukaan ole lähtenyt. Aikataulu näyttää, milloin asiat ovat; taulu näyttää, mitä niille pitää tehdä.

Myöhässä rajoittuu tähän päivään. Kolme viikkoa aloittamatta ollut työ on työluettelon siivousongelma, ja sen nostaminen joka aamu taulun kärkeen on tapa opettaa ihmiset olemaan lukematta taulua.

Kyllä — paina Mukauta siirtääksesi, skaalataksesi, lisätäksesi tai poistaaksesi osioita, aivan kuten työpöydällä. Se tallentuu käyttäjäkohtaisesti, joten kaksi työnjohtajaa voi työskennellä eri tavalla, ja se säilytetään erillään työpöytäsi asettelusta.

Ei. Matka-aikaa, liikennettä ja lähimmän asentajan ehdotuksia ei ole vielä rakennettu — taulu näyttää mitä pitää jakaa ja kuka on vapaana, ja päätöksen teet sinä.

Eivät. He eivät ole tiimin jäseniä — he eivät näy tiimilistallasi eivätkä aikataulun aikajanalla. He saavat tietueen, jonka voit liittää töihin, jotta kustannus ja paperit ovat kaiken muun kanssa samassa paikassa.

Työpöydälle on osio ”Vakuutukset perättävinä”, joka laskee kaikki vanhenevat ja jo vanhentuneet, kaikkien osalta eikä vain sen sivun, jota katsot. Siitä ei lähde sähköpostia eikä ilmoitusta.

Kyllä. Sovittu kustannus työllä on oikea kulurivi ja siirtyy työn kannattavuuteen ja kokonaistulokseesi materiaalien ja kulujen rinnalle. Se ei ole palkkaa eikä kuulu palkanlaskentaan tai tuntikirjauksiin.

Asiakas saa automaattisesti sähköposti-ilmoituksen. Voit myös lähettää jälkeenpäin arvostelupyynnön (jos olet asettanut arvostelulinkin kohdassa Asetukset → Asetukset), tai asiakas voi jättää arvostelun suoraan portaalissaan.

Jokainen työhön kiinnitetty asentaja saa automaattisesti ilmoituksen määrittelemäsi minuuttimäärän ennen suunniteltua aloitusta — päällä oletuksena koko yritykselle, ilman että sitä pitää asettaa työkohtaisesti.

Kaksi vapaaehtoista hälytystä, jotka omistaja voi kytkeä päälle kohdassa Asetukset → Ilmoitukset: toinen laukeaa, jos työn aloitusaika on mennyt eikä kukaan ole kirjautunut sisään, toinen jos päättymisaika on mennyt ja joku on yhä kirjautuneena. Molemmat tarkistetaan tunneittain.

Kyllä — ilmoituskello ja keskustelujen merkit toimivat itsestään, mutta puhelimeen tulevat ilmoitukset (jotta saat tiedon välilehti suljettuna tai puhelin taskussa) pitää kytkeä päälle kohdasta Asetukset → Ilmoitukset. Android-sovelluksessa sama kytkin on kohdassa Asetukset → Ilmoitukset.

Sisään- ja uloskirjautuminen, tauot ja matkat, työvaiheen vaihdot, muistiinpanot, kuvat, allekirjoitukset, tarkistuslistat ja turvallisuuslomakkeet. Kukin kirjautuu puhelimeen ja lähtee, kun yhteys taas on. Päivän työt haetaan muistiin ennen lähtöä, joten työ, sen osoite ja historia ovat luettavissa maan alla. Laskujen, tarjousten ja ostotilausten tekeminen vaatii tarkoituksella yhteyden — rahaa ei luoda vanhentuneen tiedon päälle.

Näytön alalaidassa oleva palkki kertoo, montako muutosta odottaa. Napautus avaa koko listan, ja pääset siihen listaan milloin tahansa kohdasta Asetukset → Odottaa lähetystä — mikä on rehellinen vastaus kysymykseen ”lähtikö se kellarissa kirjoittamani muistiinpano koskaan?”. Se mitä ei saatu lainkaan lähetettyä, merkitään huomiota vaativaksi sen sijaan että se katoaisi.

Vain jos kytket sen itse päälle, ja vain kun olet kirjautuneena sisään. Se päättyy sillä hetkellä kun kirjaudut ulos, se ei toimi hyväksyttynä vapaapäivänä, Android näyttää koko ajan ilmoitusta jota ei voi sulkea, ja voit perua suostumuksesi milloin tahansa kohdasta Asetukset → Sijainti. Sijainnit näkyvät vain oman yrityksesi ihmisille ja poistetaan 90 päivän kuluttua.

Ei. Android hyväksyy ”Salli aina” -luvan vain puhelinta pitävältä henkilöltä, joten sitä eivät voi kytkeä puolestasi päälle työnantajasi eivätkä me. Sen sammuttaminen on yksi kytkin sovelluksessa.

Se on suora lataus niin kauan kuin se on beetavaiheessa, mikä välttää tarkistusjonon ja vie korjaukset oikeille asentajille päivissä eikä viikoissa. Play tulee, kun sovellus on kestänyt oikeaa käyttöä. Se tarkoittaa, että asennus kysyy kaksi ylimääräistä kysymystä, ja että yrityksen hallinnoimat puhelimet, jotka estävät kaupan ulkopuoliset asennukset, eivät voi asentaa sitä lainkaan.

Koska se julkaisu muutti jotain, mitä alusta ei enää voi ottaa vastaan vanhemmalta versiolta — jatkaminen kirjaisi työsi muotoon, jota toimisto ei osaa lukea. Useimmat päivitykset ovat palkki, jonka voi ohittaa; estävä on harvinainen ja tarkoituksellinen. Asenna uusi versio vanhan päälle sen sijaan että poistaisit ensin, muuten kaikki vielä lähettämätön menetetään.

Asetukset → Vaara-alue → Poista tili. Kirjautumisesi ja henkilötietosi katoavat; kirjaamasi työ jää yritykselle ilman nimeäsi, koska tuntikirjaukset ja laskut ovat yrityksen kirjanpitoa. Lataa tietosi ensin verkkosovelluksesta — Asetukset → Yleiset — koska sen jälkeen ei ole enää mitään vietävää.

Kyllä — valitse lähde, sen sarakkeet, aikaväli, halutessasi ryhmittele ja summaa, ja tallenna se, niin se on ensi kerralla yhden klikkauksen päässä. Lähteitä on yhdeksän, mukaan lukien yrityksen kulut, ostotilaukset, materiaalit ja aliurakoitsijat.

Tallennettu raportti avataan eikä toimiteta — yksi klikkaus Raportit-sivulta, sarakkeineen, suodattimineen ja ryhmittelyineen sellaisina kuin ne jätit. Säännöllisesti saapuu sen sijaan päivittäinen tai viikoittainen kooste: valmistuneet työt, kerätyt rahat ja hyväksytyt tarjoukset, sähköpostiisi ja sovellukseen, eikä hiljaiselta viikolta lähetetä mitään.

Sääntö maksaa jollekulle prosenttiosuuden perusteesta — työn liikevaihdosta, sen tuloksesta tai sen työn osuudesta. Provisioraportti näyttää perusteen ja prosentin joka rivillä, jotta luvun voi tarkistaa eikä sitä tarvitse uskoa. Työt joilla ei ole tekijää, tai jotka on annettu jollekulle ilman sääntöä, raportoidaan hyvittämättöminä sen sijaan että ne jätettäisiin pois.

Viikkorajan ylittävät tunnit. Kirjattu aika tyypitetään työksi, tauoksi tai matkaksi — tauot eivät laske normaaleihin eivätkä ylitöihin — ja käyttöastetta mitataan kunkin asentajan omaa viikkotyöaikaa vasten eikä yhtä yhteistä oletusta vasten.

Kyllä — jokainen työ seuraa käytettyjä materiaaleja, kuluja ja liitetyn laskun liikevaihtoa, mistä muodostuu työkohtainen tulos, ja Raportit kokoaa tämän koko yrityksen tasolle.

Laskuilla oikeasti maksettu liikevaihto, miinus käytettyjen materiaalien kustannus (käyttöhetkellä kirjatulla hinnalla eikä tämän päivän listahinnalla), miinus kirjatut kulut. Raportit lisää mukaan myös yrityksen yleiskulut, jotka eivät liity tiettyyn työhön.

Kyllä — yrityksen yleiskulut (vuokra, sähkö ja vesi, vakuutukset, tarvikkeet ja niin edelleen) kirjataan suoraan Kulut-sivulta Raporttien alta.

Kohdasta Asetukset → Oma tilaukseni. Vaihto tapahtuu heti ja teet sen itse; se estetään vain, jos nykyinen aktiivinen tiimisi on suurempi kuin pakettiin, johon olet vaihtamassa, mahtuu.

Ei — ne ovat täysin erillisiä. Tilaus on se, mitä maksat meille; asiakkaidesi laskumaksut kulkevat oman liitetyn Stripe-tilisi kautta suoraan sinulle.

Käyttöliittymä on käännetty kaikille 24 Euroopan unionin viralliselle kielelle, ja kieltä vaihdetaan kohdasta Asetukset → Yleiset — näkymät, asiakkaidesi saamat sähköpostit ja lähettämäsi asiakirjat. Itse toimialamäärittelyt (palvelujen nimet, työkentät ja tarkistuslistat) tulevat tällä hetkellä englanniksi riippumatta valitsemastasi kielestä, ja voit nimetä ne uudelleen.